Как провести эффективное совещание?

Как провести эффективное совещание?

Изображение от fabrikasimf на Freepik

1. Какие бывают совещания и для чего они нужны?

2. В чем причины непродуктивных совещаний?

3. Какими неприятностями может обернуться плохо спланированное совещание

4. На каких принципах строится эффективное совещание?

5. Как провести продуктивное собрание?

• Подготовьтесь к совещанию

• С чего начать собрание

• Правила проведения совещаний

• Грамотное завершение совещания

6. Что поможет провести эффективное собрание? Понятие и методы фасилитации

• Когда применяют фасилитацию?

• Какие методы фасилитации существуют?
  

Всем нам знакомы встречи сотрудников, на которых руководитель просит озвучить идеи, пара людей вяло высказываются, а остальные досматривают сны. Всего лишь одно совещание заменит телефонные переговоры и длинные переписки, не даст заснуть и предоставит четкий план действий и понятные всем инструкции, если оно выстроено правильно.

Хотите научиться проводить эффективные совещания? Мы расскажем как!

Какие бывают совещания и для чего они нужны?

Как провести эффективное совещание?

Изображение от rawpixel.com на Freepik

Рабочие совещания проводятся в очном или дистанционном формате и могут быть:

• плановыми (проходят регулярно с целью обсудить результаты работы или распределить текущие задачи, могут быть длительными или в виде коротких планерок);

• внеплановыми (организуются руководством в случае, если в компании появились проблемы, требующие незамедлительного обсуждения).

Совещания позволяют:

1) решить текущие и срочные вопросы;

2) приучить сотрудников к дисциплине;

3) мотивировать персонал к отличному выполнению задач;

4) сплотить коллектив;

5)обменяться опытом;

6)каждому высказать свою точку зрения;

7) руководящему составу уловить эмоциональный настрой рядовых сотрудников и понять, как ими воспринимается информация и выполняются задачи.

В чем причины непродуктивных совещаний?

Как провести эффективное совещание?

Изображение от senivpetro на Freepik

Причины низкой эффективности совещаний могут быть следующие:

1) отсутствие на совещании организатора (если некому озвучить повестку дня, задать вопросы, выслушать ответы и на их основании составить задачи, то, скорее всего, совещание превратится в суетливое и неинформативное мероприятие);

2) участники не имели возможности подготовиться к совещанию (если нет темы и ведущего, то вопросы и решения могут возникнуть значительно позже);

3) нет цели и регламента (без конкретного плана и определенных целей вопросы забудутся, а к конструктивному решению можно так и не прийти);

4) слабые участники (на совещание следует приглашать только тех сотрудников, которые владеют ситуацией и могут внести эффективные предложения);

5) размытый результат (если по итогам совещания участникам непонятно, что от них требуется, то задание не будет выполнено, потребуется еще не одна встреча, чтобы достичь конкретных решений).

Какими неприятностями может обернуться плохо спланированное совещание

Как провести эффективное совещание?

Изображение от Racool_studio на Freepik

Кроме того, что задачи останутся нерешенными, а у сотрудников не будет понимания, какие конкретно действия от них ждет руководство, неверно спланированное совещание может обернуться неприятностями:

• ссорами и конфликтами (чтобы этого не произошло, нужно контролировать все мероприятие, запретить обсуждать повестку на повышенных тонах, спокойно выслушать обе стороны конфликта);

• молчанием (если совещание превратилось в гробовое молчание, нужно задать наводящие вопросы, при необходимости повторить тему собрания, проговорить самые сложные моменты);

• страхом перед задачей (чтобы этого не случилось, разъясните каждому его обязанности, расскажите сотрудникам, что запретных вопросов нет, поблагодарите всех, кто высказал свои мысли и идеи);

• затянувшимся обсуждением (в этом случае напомните план совещания, подытожьте те вопросы, которые уже обсудили, приступайте к следующему пункту).

На каких принципах строится эффективное совещание?

Как провести эффективное совещание?

Изображение от Freepik

Чтобы провести совещание с пользой, нужно:

• составить четкий план, обозначить цель и повестку;

• определить состав участников;

• выделить время (помните, что длительные беседы утомляют и рассеивают внимание сотрудников);

• дать каждому коллеге возможность высказаться;

• в финале подвести итоги (лучше в письменной форме, чтобы каждый мог вернуться по мере надобности к принятым решениям).

Как провести продуктивное собрание?

Как провести эффективное совещание?

Изображение от pressfoto на Freepik

План – это и есть залог результативного совещания. Действуйте по плану, и результат не замедлит себя ждать.

Подготовьтесь к совещанию

Для этого нужно:

1) заблаговременно предупредить коллег о собрании, отправив приглашения, в которых будут указаны время, цель и тема дискуссии;

2) выбрать комфортное помещение или продумать онлайн-платформу, если мероприятие планируется провести в дистанционной форме;

3) составить вопросы, которые будут обсуждаться;

4) написать структуру собрания, определить выступающих и запланировать время под каждый вопрос;

5) заранее подготовить наглядную информацию и итоговый протокол совещания.

С чего начать собрание

Разделите совещание на этапы, чтобы не возникло путаницы.

1. В начале собрания нужно огласить план, зачитать вопросы.

2. Можно освежить в памяти участников прошлую планерку, вспомнить, какие вопросы стояли на ней, проговорить, какими темпами идет над ними работа, какие возникают в процессе проблемы, какие цели достигнуты.

3. Обсуждайте на старте самые простые задачи, поскольку к сложным целесообразно перейти позже.

Правила проведения совещаний

Расскажем, каких правил стоит придерживаться, чтобы получить от собрания ожидаемый и ощутимый результат.

1. На собрании говорит только один человек, перебивать оратора недопустимо.

2. Говорить нужно только о делах, отвлеченные темы уведут от решения насущных сложностей в сторону.

3. Следует решать проблему, а не бороться с людьми.

4. Говорить нужно простым и доступным языком. Чем проще слог, тем лучше вас поймут участники.

5. Все достигнутые договоренности, решения, задачи и планы нужно фиксировать, а после собрания предоставить доступ к этому документу всей группе.

6. Трудолюбивых, активных и ответственных сотрудников нужно обязательно поощрять.

7. Если совещание длительное, то нужно сделать перерыв или перенести встречу на другой день. Усталость сотрудников замедлит восприятие информации.

8. Отпустите пораньше тех участников, которые больше не нужны. 

Главная цель ведущего – с помощью собрания достичь поставленных задач, поэтому он должен:

• контролировать соблюдение правил и останавливать сотрудников, которые их нарушили;

• резюмировать достигнутые договоренности;

• следить за планом собрания, определяя момент, когда можно перейти к следующему пункту.

Грамотное завершение совещания

Чтобы все участники запомнили важные моменты совещания, нужно составить финальный протокол, который должен иметь письменный вид и включать следующую информацию:

1) список вопросов;

2) перечень ответственных за задачи сотрудников;

3) дедлайны;

4) резолюции руководителей и участников.

Такой протокол следует писать понятным языком, однозначно и четко прописывая термины. После собрания нужно разослать распечатанный или электронный документ всем участникам.

Что поможет провести эффективное собрание? Понятие и методы фасилитации

Как провести эффективное совещание?

Изображение от Freepik

Если вам сложно справиться с проведением совещания и не получается добиться нужного результата, то можно пройти обучение по методам проведения результативных дискуссий или привлечь компетентного помощника.

Одним из таких методов является фасилитация – способ, при котором применяются эффективные инструменты для проведения дискуссий и учитываются идеи и мнения каждого участника.

С помощью специалиста-фасилитатора можно:

• повысить моральный дух персонала;

• поощрить активных и позитивных сотрудников;

• помочь участникам найти личный смысл в выполнении задач;

• решить споры внутри команды;

• снизить стресс у интровертов;

• сэкономить время и ресурсы компании;

• вдохновить сотрудников на творчество и новые идеи;

• найти наилучшее решение из всех возможных;

• проанализировать все высказывания и направить совещание в продуктивное русло;

• научить участников эффективно взаимодействовать друг с другом;

• создать безопасное психологическое пространство в рабочем коллективе;

• вовремя уловить напряжение или усталость команды;

• обменяться полезными знаниями и опытом.

Фасилитация даст заметный результат: работники начнут проявлять гибкость и устойчивость перед лицом стоящих задач и будут способны самостоятельно их решать.

Когда применяют фасилитацию?

Техника особенно эффективна, если:

• пока нет очевидного решения задачи;

• проблема требует обсуждения и рассмотрения разных мнений;

• нужно отобрать самые мудрые идеи.

Область применения фасилитации достаточно обширна, ее можно использовать на сессиях по стратегическому планированию, совещаниях по подведению итогов, планерках по внедрению новых продуктов, при разработке ценностей и миссии команды, для решения конфликтов.

Какие методы фасилитации существуют?

Инструменты и упражнения, которые использует фасилитатор, достаточно разнообразны, поэтому мы расскажем лишь о 10 самых популярных из них.

1. МОЗГОВОЙ ШТУРМ (участники в быстром темпе выдают свежие идеи, лучшие из которых выносятся на обсуждение, пока не выявится единственная устраивающая всех присутствующих. Способ помогает определить наиболее подходящую стратегию для быстрого решения проблем).

2. СКРАЙБИНГ (эта технология позволяет визуализировать сложную информацию для лучшего ее усвоения при помощи набросков, эскизов, схем, простейших рисунков, графиков).

3. ФОРСАЙТ (метод даст возможность участникам спрогнозировать образ будущего на основе анализа настоящего с учетом оценки рисков и возникновения возможных условий и событий. Такой способ используют, чтобы спроектировать положительные события и предотвратить вероятные угрозы).

4. SWOT-АНАЛИЗ (методика для получения честной и справедливой оценки текущей ситуации и выстраивания стратегического планирования. Анализ поможет выявить сильные и слабые стороны компании и сотрудников, угрозы извне и реальные перспективы развития).

5. МЕТА-ПЛАНИРОВАНИЕ (участникам совещания предлагается написать свою точку зрения по конкретной теме. Все полученные мнения обсуждаются сообща. Способ подходит в случае, когда нужно в сжатые сроки получить взгляд на ситуацию от каждого участника).

6. РАБОТА В МИНИ-КОМАНДАХ (ведущий разбивает команду на группы по 2-3 человека, после чего в каждой группе обсуждается один и тот же вопрос. В итоге собираются результаты для анализа. Метод подходит, если надо вовлечь в обсуждение всех людей и синхронизировать их идеи).

7. УПРАЖНЕНИЕ «ВО ВСЕ ТЯЖКИЕ» (каждый участник в случайном порядке высказывает от 10-15 идей, начиная предложение словами: «Было бы отлично, если бы…». Техника поможет найти новые творческие решения).

8. МЕТОД «ОТКРЫТОЕ ПРОСТРАНСТВО» (данная технология обсуждения множества вопросов в рамках одной темы дает отличные результаты, если:

• требуется быстро найти решение;

• в компании есть серьезная проблема, затрагивающая всех;

• вопрос достаточно обширен;

• участники команды абсолютно разные по статусу, знаниям, возрасту, интересам).

1. ПОЛЯРИЗАЦИЯ МНЕНИЙ (метод позволяет выяснить оптимистические и пессимистические прогнозы развития ситуации или внедрения в компанию новых правил. Фасилитатор делит участников на оптимистов и скептиков и просит подумать о плюсах и минусах обсуждаемого вопроса).

2. ТЕХНИКА «ВЫХОД ЗА РАМКИ» (участники отказываются от устаревшего бюрократизма в пользу инновационных способов коммуникаций для того, чтобы усовершенствовать процессы совещания и повысить эффективность участия в нем сотрудников).

Безусловно, фасилитатор в своей работе использует и методы для разогрева слушателей, концентрации или быстрого переключения внимания, удержания поведения в рамках установленных норм. Технологии фасилитации можно видоизменять, дополнять, соединять, в зависимости от конкретной ситуации, темы совещания и того результата, который нужно достичь в итоге. 

Все методы можно изучить в нашем институте на дистанционном курсе «Фасилитация в командной работе». Вы научитесь проводить эффективные совещания и дискуссии, а после итогового тестирования получите удостоверение о повышении квалификации, которое значительно повысит вашу востребованность у работодателя.

Главное помнить, что принцип фасилитации – сохранить нейтральность. Специалист не должен брать на себя ответственность, решая задачи или обучая группу, он лишь помогает участникам совещания сконцентрироваться на проблеме и найти наилучшее решение.