Офис-менеджер – это поистине незаменимый человек в каждой компании, ведь именно он следит за бесперебойным рабочим процессом и жизнеобеспечением офиса. Даже если ночью разбудить такого специалиста, он четко ответит, сколько канцелярских товаров нужно закупить на этой неделе, у кого из работников скоро день рождения и как организовать торжественную встречу для важных партнеров.
Каковы задачи и обязанности офис-менеджера, кому подходит эта профессия и как ее получить – на эти и другие важные вопросы ответим в нашем материале.
Особенности профессии офис-менеджера
Должность офис-менеджера была введена для оптимизации работы офиса и повышения общей производительности труда в компании. Проще говоря, узких специалистов освободили от лишней работы, добавив штатную должность офис-менеджера, в обязанности которого стало входить выполнение административных и хозяйственных функций, помощь руководителю и делопроизводство.
Поскольку в обязанности менеджера входит доносить информацию до коллег, то чаще всего он подчиняется руководителю фирмы, его заместителю или начальнику отдела по работе с персоналом.
На сегодняшний день специалисты этой профессии легко находят работу как в небольших, так и в крупных компаниях. Хоть это и несложная работа, но достаточно ответственная и увлекательная – каждый рабочий день офис-менеджера не похож на предыдущий, задачи всегда новые и решать их интересно.
Погрузившись в жизнь и проблемы офиса, менеджер имеет уникальную возможность глубоко изучить направление деятельности компании и попробовать реализовать себя в будущем на более престижной должности.
Основные задачи офис-менеджера
Задачи офисного менеджера исходят от возложенных на него обязанностей, полномочий и уровня ответственности, а значит напрямую зависят от сферы деятельности компании. Но главная цель сотрудника – грамотно организовать всю офисную работу на благо предприятию. Для этого специалисту нужно:
-
создать комфортную атмосферу для коллег и клиентов;
-
скоординировать работу персонала и офисных служб;
-
снабдить офис всем необходимым.
Должностные обязанности офисного менеджера
Работодатель, подбирая сотрудника на позицию офис-менеджера, прописывает его прямые обязанности в должностной инструкции. Чаще всего по такому документу сотруднику предписано выполнять функции:
УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ХАРАКТЕРА:
-
разрабатывать организационную структуру;
-
планировать распорядок дня в офисе;
-
руководить персоналом или его частью;
-
создавать корпоративную культуру;
-
организовывать делопроизводственную работу;
-
вести деловую переписку;
-
участвовать в подготовке деловых встреч и праздничных мероприятий;
-
принимать звонки и обращения и вести их учет;
-
оформлять пропуска и встречать гостей;
-
выстраивать взаимоотношения между отделами;
-
разделять офис по зонам;
-
при необходимости выписывать накладные и вести первичный бухучет;
-
хранить личную информацию о сотрудниках.
-
приобретать бытовую химию, продукты и напитки;
-
покупать офисную технику, канцелярские товары и прочие расходные материалы и следить за их состоянием;
-
снабжать необходимым персонал;
-
заключать договора на техническое обслуживание офисного оборудования;
-
обустраивать рабочие места и осуществлять контроль за их чистотой;
-
следить за выполнением задач сотрудниками;
-
проводить ревизии и инвентаризации;
-
контролировать денежные средства, потраченные на офисные нужды;
-
вести табель учета рабочего времени;
-
готовить внутреннюю и внешнюю отчетности;
-
предоставлять необходимую документацию руководителю;
-
собирать отчеты по всем отделам.
Перечень обязательных функций офис-менеджера зависит от уровня компании, в которой он трудится. Например, некоторые руководители просят от сотрудников только принимать звонки и корреспонденцию, а в других требуют выполнять все вышеперечисленные обязанности и мелкие поручения начальства (например, заказать билеты, забронировать гостиницу для командировочных и т.д.).
Какие личные качества понадобятся для этой работы?
Качественно скоординировать жизнедеятельность всего офиса непросто. Работа офисного менеджера связана с большой нагрузкой и динамичным темпом, поэтому сотруднику не обойтись без:
-
ответственности (придется принимать решения и отвечать за четкое и своевременное выполнение разных задач);
-
умения работать в режиме многозадачности;
-
коммуникабельности (человек этой профессии любит работать с людьми, всегда вежлив, доброжелателен и общителен);
-
отличной памяти (хороший офис-менеджер держит в голове множество задач и умеет реализовать их в установленные сроки);
-
организаторских способностей;
-
стрессоустойчивости (иногда придется решать конфликтные ситуации и работать с разными людьми);
-
грамотности и обучаемости;
-
пунктуальности (невозможно организовать слаженную работу офиса, если на самого менеджера нельзя положиться);
-
аккуратности и достойного внешнего вида (например, если в обязанности офис-менеджера входит встреча клиентов, то неопрятность или вызывающий макияж недопустимы).
Что должен знать и уметь офис-менеджер?
Только на первый взгляд трудовая деятельность офис-менеджера не предполагает наличия множества навыков. На самом деле, чтобы отлично выполнять профессиональные задачи, нужно знать:
-
основы делопроизводства и документооборота (чтобы осуществлять деловую переписку, составлять отчеты, принимать и фиксировать звонки и письма, готовить документы для хранения);
-
офисные компьютерные программы (например, Word и Excel);
-
правила использования офисной техники (сканера, принтера, копировальных машин и другого оборудования);
-
методы планирования (если в обязанности специалиста входит закупка офисных товаров или надзор за работой сотрудников);
-
менеджмент;
-
способы управления персоналом;
-
методики административно-хозяйственной деятельности;
-
основы экономики;
-
конфликтологию и психологию;
-
английский язык (может понадобиться при работе в компаниях, взаимодействующих с иностранными фирмами);
-
этику делового общения.
Как стать офис-менеджером?
Некоторые работодатели не требуют наличия специального образования при приеме на работу, а лишь перечисляют те навыки, которыми нужно владеть, чтобы справляться с поставленными задачами.
Если у вас большие планы и должность офис-менеджера – не предел ваших мечтаний, то потребуется получить высшее образование по специальности «Менеджмент» или пройти соответствующие курсы профильной подготовки.
Наш институт готовит профессиональных офис-менеджеров на дистанционном курсе. В процессе обучения наши студенты знакомятся с правилами делопроизводства и организации качественной административно-хозяйственной деятельности компании, учатся деловому этикету и способам решения конфликтных ситуаций, осваивают контроль за работой сотрудников и состоянием офисной техники. Обучение длится 4 месяца, после чего выпускники получают диплом установленного образца и сразу готовы приступить к работе в должности офис-менеджера даже в крупных компаниях.
Эта специальность хороша тем, что может стать начальной, но решающей ступенью к заветной карьере, ведь в процессе несложной работы можно глубоко изучить секреты и особенности любого бизнеса и набраться знаний и бесценного опыта.
