Поделиться:

Обязанности офис-менеджера

Обязанности офис-менеджера

Личные качества офис-менеджера


Офис-менеджер – это поистине незаменимый человек в каждой компании, ведь именно он следит за бесперебойным рабочим процессом и жизнеобеспечением офиса. Даже если ночью разбудить такого специалиста, он четко ответит, сколько канцелярских товаров нужно закупить на этой неделе, у кого из работников скоро день рождения и как организовать торжественную встречу для важных партнеров.

Каковы задачи и обязанности офис-менеджера, кому подходит эта профессия и как ее получить – на эти и другие важные вопросы ответим в нашем материале.

Особенности профессии офис-менеджера


Личные качества офис-менеджера


Должность офис-менеджера была введена для оптимизации работы офиса и повышения общей производительности труда в компании. Проще говоря, узких специалистов освободили от лишней работы, добавив штатную должность офис-менеджера, в обязанности которого стало входить выполнение административных и хозяйственных функций, помощь руководителю и делопроизводство.

Поскольку в обязанности менеджера входит доносить информацию до коллег, то чаще всего он подчиняется руководителю фирмы, его заместителю или начальнику отдела по работе с персоналом.

На сегодняшний день специалисты этой профессии легко находят работу как в небольших, так и в крупных компаниях. Хоть это и несложная работа, но достаточно ответственная и увлекательная – каждый рабочий день офис-менеджера не похож на предыдущий, задачи всегда новые и решать их интересно.

Погрузившись в жизнь и проблемы офиса, менеджер имеет уникальную возможность глубоко изучить направление деятельности компании и попробовать реализовать себя в будущем на более престижной должности.

Основные задачи офис-менеджера


Личные качества офис-менеджера



Задачи офисного менеджера исходят от возложенных на него обязанностей, полномочий и уровня ответственности, а значит напрямую зависят от сферы деятельности компании. Но главная цель сотрудника – грамотно организовать всю офисную работу на благо предприятию. Для этого специалисту нужно:

  1. создать комфортную атмосферу для коллег и клиентов;

  2. скоординировать работу персонала и офисных служб;

  3. снабдить офис всем необходимым.

Должностные обязанности офисного менеджера


Личные качества офис-менеджера


Работодатель, подбирая сотрудника на позицию офис-менеджера, прописывает его прямые обязанности в должностной инструкции. Чаще всего по такому документу сотруднику предписано выполнять функции:

УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ХАРАКТЕРА:
  • разрабатывать организационную структуру;

  • планировать распорядок дня в офисе;

  • руководить персоналом или его частью;

  • создавать корпоративную культуру;

АДМИНИСТРАТИВНОГО ХАРАКТЕРА:
  • организовывать делопроизводственную работу;

  • вести деловую переписку;

  • участвовать в подготовке деловых встреч и праздничных мероприятий;

  • принимать звонки и обращения и вести их учет;

  • оформлять пропуска и встречать гостей;

  • выстраивать взаимоотношения между отделами;

  • разделять офис по зонам;

  • при необходимости выписывать накладные и вести первичный бухучет;

  • хранить личную информацию о сотрудниках.

ХОЗЯЙСТВЕННОГО ХАРАКТЕРА:
  • приобретать бытовую химию, продукты и напитки;

  • покупать офисную технику, канцелярские товары и прочие расходные материалы и следить за их состоянием;

  • снабжать необходимым персонал;

  • заключать договора на техническое обслуживание офисного оборудования;

  • обустраивать рабочие места и осуществлять контроль за их чистотой;

КОНТРОЛЬНОГО ХАРАКТЕРА:
  • следить за выполнением задач сотрудниками;

  • проводить ревизии и инвентаризации;

  • контролировать денежные средства, потраченные на офисные нужды;

  • вести табель учета рабочего времени;

ОТЧЕТНОГО ХАРАКТЕРА:
  • готовить внутреннюю и внешнюю отчетности;

  • предоставлять необходимую документацию руководителю;

  • собирать отчеты по всем отделам.

Перечень обязательных функций офис-менеджера зависит от уровня компании, в которой он трудится. Например, некоторые руководители просят от сотрудников только принимать звонки и корреспонденцию, а в других требуют выполнять все вышеперечисленные обязанности и мелкие поручения начальства (например, заказать билеты, забронировать гостиницу для командировочных и т.д.).

Какие личные качества понадобятся для этой работы?


Личные качества офис-менеджера


Качественно скоординировать жизнедеятельность всего офиса непросто. Работа офисного менеджера связана с большой нагрузкой и динамичным темпом, поэтому сотруднику не обойтись без:

  • ответственности (придется принимать решения и отвечать за четкое и своевременное выполнение разных задач);

  • умения работать в режиме многозадачности;

  • коммуникабельности (человек этой профессии любит работать с людьми, всегда вежлив, доброжелателен и общителен);

  • отличной памяти (хороший офис-менеджер держит в голове множество задач и умеет реализовать их в установленные сроки);

  • организаторских способностей;

  • стрессоустойчивости (иногда придется решать конфликтные ситуации и работать с разными людьми);

  • грамотности и обучаемости;

  • пунктуальности (невозможно организовать слаженную работу офиса, если на самого менеджера нельзя положиться);

  • аккуратности и достойного внешнего вида (например, если в обязанности офис-менеджера входит встреча клиентов, то неопрятность или вызывающий макияж недопустимы).

Что должен знать и уметь офис-менеджер?


Личные качества офис-менеджера


Только на первый взгляд трудовая деятельность офис-менеджера не предполагает наличия множества навыков. На самом деле, чтобы отлично выполнять профессиональные задачи, нужно знать:

  1. основы делопроизводства и документооборота (чтобы осуществлять деловую переписку, составлять отчеты, принимать и фиксировать звонки и письма, готовить документы для хранения);

  2. офисные компьютерные программы (например, Word и Excel);

  3. правила использования офисной техники (сканера, принтера, копировальных машин и другого оборудования);

  4. методы планирования (если в обязанности специалиста входит закупка офисных товаров или надзор за работой сотрудников);

  5. менеджмент;

  6. способы управления персоналом;

  7. методики административно-хозяйственной деятельности;

  8. основы экономики;

  9. конфликтологию и психологию;

  10. английский язык (может понадобиться при работе в компаниях, взаимодействующих с иностранными фирмами);

  11. этику делового общения.

Как стать офис-менеджером?


Личные качества офис-менеджера


Некоторые работодатели не требуют наличия специального образования при приеме на работу, а лишь перечисляют те навыки, которыми нужно владеть, чтобы справляться с поставленными задачами.

Если у вас большие планы и должность офис-менеджера – не предел ваших мечтаний, то потребуется получить высшее образование по специальности «Менеджмент» или пройти соответствующие курсы профильной подготовки.

Наш институт готовит профессиональных офис-менеджеров на дистанционном курсе. В процессе обучения наши студенты знакомятся с правилами делопроизводства и организации качественной административно-хозяйственной деятельности компании, учатся деловому этикету и способам решения конфликтных ситуаций, осваивают контроль за работой сотрудников и состоянием офисной техники. Обучение длится 4 месяца, после чего выпускники получают диплом установленного образца и сразу готовы приступить к работе в должности офис-менеджера даже в крупных компаниях.

Эта специальность хороша тем, что может стать начальной, но решающей ступенью к заветной карьере, ведь в процессе несложной работы можно глубоко изучить секреты и особенности любого бизнеса и набраться знаний и бесценного опыта.



Все статьи

Преподаватели

НЦРДО – курсы дополнительного образования
НАВЕРХ
Вы смотрели
0